Este de preferat ca toți oamenii care participă la un proiect ( stakeholder ) să fie implicați, să își dorească ca proiectul sa fie finalizat cu succes. E visul oricărui manager de proiect. Dar cine sunt stakeholderii și ce își doresc ei?
Definiția termenului “stakeholder” conform manualului de PRINCE2® înseamnă: “un individ sau un grup de persoane care poate afecta, poate fi afectat sau care se percepe a fi afectat de către o inițiativă (de ex: program, proiect, activitate sau risc)”.
Este o definiție foarte bună, care ajută la identificarea indivizilor, împărțindu-i în 3 categorii:
- persoane care pot afecta – de obicei sunt persoanele care lucrează în proiect;
- persoane care sunt afectate – de obicei sunt clienții sau diverși beneficiari; și partea cea mai interesantă,
- persoane care se percep a fi afectate; Cine sunt aceștia? Cum îi poți identifica? Mai ales că ei nu apar decât în momentul în care intri în conflict cu ei.
Cazul 1. Persoane care pot afecta
Un manager de proiect a început să aibă neplăceri într-un proiect de implementare de soluții cu doi dintre inginerii seniori. Aceștia cereau în mod constant mai mult timp pentru finalizarea task-urilor, însă datorită împrejurărilor PM-ul era nevoit să îi refuze. Inginerii au crezut că e vorba de o reticență personală din partea PM și au apelat la ajutorul directorului. Situația nu s-a rezolvat, dimpotrivă s-a agravat după un schimb dur de e-mailuri. PM-ul a cerut o întâlnire față în față cu cei doi, în urma căreia inginerilor le-a fost explicată situația. Cei doi ingineri s-au convins că nu este ceva personal și că natura contractului este obligatorie și prioritară.
În urma ședinței conflictul s-a terminat, iar cei doi și-au reluat activitățile.
Cazul 2. Persoane care sunt afectate
Într-un proiect de creare și implementare de software, o aplicație nouă de marketing pentru departamentul de call center, șeful echipei de outbound era în permanență nemulțumit de lucrare. Programul fusese comandat de către directorul instituției pentru a automatiza sarcinile echipei de call center. Era specificat faptul că șeful echipei nu avea acces la el decât în momentul implementării . Astfel PM-ul a decis ca șeful echipei sa devină parte activă în proiect și să fie inclus în faza de testare.
În cele din urmă șeful echipei a avut o contribuție directă la implementarea programului, putând realiza mult mai ușor performanțele sistematizării.
Cazul 3. Persoane care se consideră a fi afectate
Într-un mare proiect de reamenajare, un întreg bloc de apartamente urma să fie renovat. Toate autoritățile publice au fost informate, avizele necesare au fost obținute, au fost montate panouri de informare publică și lucrările au început conform planului de proiect. După 3 săptămâni, vecinii unui bloc alăturat au început să depună plângeri pe diverse motive: praf, zgomot, tonajul mașinilor. Proiectul nu era afectat în mod direct, dar lucrurile s-ar fi putut agrava. După diverse cercetări, autoritățile au concluzionat că toate normele sunt în limite legale. În urma unei discuții a managerului de proiect cu vecinii, acesta află că de fapt administratorul blocului realizase încurcătura. Zvonul făcea referire la distrugerile produse de șantier asupra parcului alăturat precum și fațadei blocului acestora datorită distanței mici fata de șantier. Discuțiile dintre PM și administratorul blocului au clarificat numeroasele neînțelegeri, iar acest lucru a adus și liniștea locatarilor.
Toate aceste exemple vin sa concluzioneze că în calitate de manager de proiect ai două tipuri de autoritate, cea formală conferită de conducerea proiectului prin Project Charter și cea informală prin exemplul personal și reputație. Oricare poate fi folosită în mod discreționar, dar doar una dintre ele face ca persoana asupra căreia ți-ai manifestat autoritatea să se simtă bine în urma interacțiunii cu tine.
Ce este de fapt implicarea stakeholder-ilor? Poate fi ea măsurată?
Răspunsul ține de gradul de subiectivitate al individului și este mai mult o estimare personală a PM-ului. Sunt mai multe modalități prin care poți cuantifica dacă o persoană este implicată sau nu într-un proiect însă doar experiența ta profesională corelată cu așteptările pe care le ai, te pot face să consideri pe cineva implicat sau nu .
Ține minte că nu poți controla persoane, doar le poți influența deciziile!
