Continuitatea Afacerilor în Vremea Coronavirus Copy

Autor: Ion Iordache – Training and Development Manager, RQM Cert

Cu toții ne întrebăm care va fi impactul acestei pandemii COVID-19 asupra afacerilor și asupra economiei, în general. Mai puțini, însă, se întreabă și ce anume ar trebui să facă pentru a trece cu bine de această perioadă.

În ultima vreme am văzut foarte mulți pesimiști dar, din fericire, și destul de mulți optimiști care au înțeles că lumea s-a oprit puțin în loc, dar nu a ˝explodat˝ ca în filmele pe care le vedeam cu putin timp în urmă și ne gândeam că nu ni se poate întâmpla așa ceva.

Viața va merge înainte și după această pandemie, așa că m-am gândit să aduc în atenția celor interesați câteva aspecte despre planurile de continuitate a afacerii în ˝vremea coronavirus-ului˝…ca un optimist ce sunt.

Bill Conerly, într-un articol pentru Forbes, ˝Business Planning For The COVID-19 Coronavirus˝ spunea despre pandemia COVID-19 că ˝Profesioniștii din domeniul medical au o mulțime de întrebări fără răspuns … dovezile de până acum neagă motivul de a intra în panică, dar justifică planificarea contingenței˝.

În viața reală, existența unui Plan de continuitate a afacerii poate fi o soluție de creare a sistemelor de prevenire și recuperare pentru a face față amenințărilor potențiale pentru o organizație, dar de cele mai multe ori acesta nu ia în calcul și pandemiile, și, chiar dacă o fac, se limitează doar la aspectul strict formal de genul: ˝în cazul epidemiilor/pandemiilor impactul asupra oamenilor poate fi atenuat prin solutii tehnice si de afaceri˝. Punct! Nimic despre zonele critice de luat în considerare, responsabilități, resurse, etc.

Pentru a păstra continuitatea afacerii în cazuri de epidemie/pandemie, soluția este existența și implementarea unui Business Continuity Plan (“BCP”) eficient. Ar fi trebui să învățăm despre utilitatea unui BCP până acum pentru că nu demult, în 2009, omenirea s-a mai confruntat cu o pandemie de nivel mondial, Gripa tip A(H1N1). Chiar dacă toate statele lumii au subliniat importanța planurilor de continuitate a afacerii pentru companii și au recomandat o serie de măsuri de urgență și de răspuns, acest lucru nu a fost aplicat, iar pandemia actuală ne-a prins din nou nepregătiți.

Teikoku Databank a realizat, în perioada 18 mai – 31 mai 2018, un sondaj privind atitudinile corporative față de planificarea continuității afacerii (BCP) în care au fost chestionate 23.157 companii. Rezultatele reflectă interesul foarte scăzut pentru un BCP, doar 14,7% din companiile chestionate având întocmit un asemenea document.

Motivele pentru care nu există un plan de continuitate a afacerii au fost: „Nu avem abilitățile și cunoștințele necesare pentru a crea un asemenea document˝ cu cel mai mare raport de 44,0%, urmat de „Nu se pot asigura resursele umane pentru a crea un astfel de plan” (30,6%) și ˝Ne-am oprit la stadiul de creare a documentului pentru că fost dificil de realizat un plan practic de implementare˝ (26,1%).

Recent, la începutul anului 2020, firma de consultanță internațională Mercer a examinat companii din întreaga lume pentru a afla cât de pregătite sunt pentru continuitatea afacerilor în situația pandemiei mondiale de coronavirus. Ei au descoperit că 51% dintre companii nu au un plan de continuitate a afacerii pentru abordarea acestui tip de urgență.

Studiul a relevat că 27,2% dintre companii nu au un plan de continuitate a afacerii în vigoare, în timp ce în prezent, aproape 24% sunt în mijlocul redactării unuia.

De asemenea, studiul a constatat că lucrul de la domiciliu sau lucrul la distanță va rămâne un factor crucial pentru companii, aproape jumătate (42%) încurajând în prezent angajații să lucreze de la distanță, în special în zonele extrem de afectate. 92,2% dintre companii au declarat că munca de acasă rămâne opțiunea lor principală în timpul închiderii birourilor companiei.

Dacă nu aveți un Plan de continuitate a afacerii sau proceduri de continuitate a afacerii în situații de epidemii/pandemii ați putea să luați în considerare câteva măsuri:

Atribuiți responsabilități clare pentru punerea în acțiune a măsurilor de mai jos.
Identificați angajații critici (ex. persoanele care operează zilnic servicii în companie) și luați în considerare posibilitatea ca aceștia să lucreze de acasă dar numai după ce vă asigurați că securitatea transferului de informații este conform cu propriile voastre protocoale de securitate.
Asigurați curățarea și dezinfectarea în mod regulat a spațiilor de birouri conform îndrumărilor îndrumărilor Ministerului Sănătății.
Achiziționați echipamente de protecție adecvate (de exemplu, măști pentru față, mănuși de protecție, săpun lichid și dezinfectanți) pentru a fi utilizate de personal în caz de nevoie.
Reduceți călătoriile și întâlnirile neesențiale și utilizați comunicarea audio/video online.
Faceți prezentări interne (de preferat online) pentru prezentarea situației de criză și asigurați consiliere personalului în domeniul sănătății și orientări cu privire la importanța unei bune igiene personale.
Revizuiți sau consolidați politicile și procedurile privind asigurarea medicală, concediul medical și concediul de odihnă.
Încurajați-vă clienții să folosească facilitățile telefonice sau online în locul vizitelor fizice și comunicați-le, în mod clar, orice aranjamente speciale de oferire de servicii sau bunurii.
Luați în calcul posibilitatea de a închide unele locații și gândiți-vă la problemele de securitate și întreținere a infrastructurii și echipamentelor.
Discutați cu furnizorii de servicii externe despre capacitatea lor de a furniza în continuare serviciile contractate și luați în considerare implementarea și furnizarea soluțiilor alternative (ex. dacă compania de securitate care vă asigură serviciile de pază are probleme cu personalul, restrâns datorită contaminării acestuia cu COVID-19, trebuie să refaceți urgent analiza de risc la securitatea fizică pentru a implementa alte soluții de securitate).

Eu și colegii mei de la RQM Cert și Iordache Quality Services, încercăm, în permanență, să conștientizăm mediul de afaceri că implementarea/certificarea unui Sistem de Management al Continuității Afacerii bazat pe standardul internațional ˝ISO 22301:2019 Security and resilience — Business continuity management systems — Requirements˝ ar putea fi cheia protecției împotriva consecințelor unor evenimente, ca această pandemie.

Pentru specializarea în Business Continuity Management, RQM Cert vă pune la dispozitie cursurile bazate pe ISO 22301 sub licenta PECB. Cursurile si examinările sunt furnizate in varianta online.

NOTĂ: Pentru a crea un plan de continuitate a afacerii vă recomand setul de instrumente personalizabil gratuit OFB-EZ (Open for Business-EZ) creat și pus la dispoziție de The Insurance Institute for Business and Home Safety (IBHS).

Fiți alături de angajații, partenerii și clienții voștri în aceste momente dificile și asigurați-vă că data viitoare situația va fi, încă de la început, sub control prin implementarea și punerea în aplicare a unui Sistem de Management al Continuității Afacerii.

Surse:

˝Business Planning For The COVID-19 Coronavirus˝, by Bill Conerly

˝Companies with a BCP remain at 14.7%˝, Teikoku Databank

˝The impact of Coronavirus on the global market˝, Mercer

˝Certified ISO 22301 training courses˝, RQM Cert

˝ISO 22301 Business Continuity Management System Trainings˝, PECB